يستخدم برنامج اكسل Microsoft Excel للتعامل مع الجداول الحسابية Spreadsheets وهى عبارة عن جداول طويلة ممتدة تحتوى على الكثير من البيانات والأرقام ، يسهل البرنامج إدارة هذه البيانات ويقوم بإجراء العمليات الحسابية والإحصائيات عليها ، ويمكن كذلك من إنشاء الرسومات البيانية.
تشغيل وإغلاق البرنامج
هناك أكثر من طريقة لتشغيل أي برنامج،
وأسهل طريقة لتشغيل برنامج Microsoft Excel
هي ضغط الأيقونة الخاصة به من قائمة البرامج Program
المتفرعة من قائمة ابدأ Start
الموجود على شريط المهام Taskbar.
ويتم إغلاق البرنامج مثل أي برنامج
نوافذي بالضغط على زر "إغلاق" Close
الموجود في شريط عنوان البرنامج.
ويمكن إغلاق برنامج إكسل 2007 أيضا بضغط
زر أوفيس ثم الضغط على أمر "إغلاق إكسل" Exit Excel الموجود في نهاية القائمة.
فتح مصنف موجود
يتم فتح مصنف موجود بضغط أيقونة المستند في نافذة المجلد الذي
يحتويه ضغطا مزدوجا.
كما يستخدم أمر "فتح" Open من قائمة زر أوفيس لفتح ملفات المصنفات عن
طريق برنامج الجداول الحسابية ليظهر صندوق حوار "فتح" Open على الشاشة.
ويتم تحديد مكان الملف من الارتباطات
الموجودة في خانة "الارتباطات المفضلة" Favorite Links، للوصول إلى مجلد المستندات My Documents أو سطح المكتب Desktop، أو غيرها.
يتم بعد ذلك تحديد الملف ونضغط زر "فتح"
Open ليتم فتح الملف.
فتح أكثر من مصنف في الوقت نفسه
يمكن فتح عدة ملفات متتالية من صندوق
حوار "فتح" بتحديد الملف الأول في القائمة، ثم ضغط مفتاح العالي Shift من لوحة المفاتيح، ثم يتم الضغط على آخر ملف في القائمة.
ويمكن تحديد عدة ملفات غير متجاورة لفتحها
مرة واحدة بالضغط عليها أثناء الضغط على مفتاح التحكم Ctrl
من على لوحة المفاتيح.
وعند ضغط زر "فتح" Open الموجود داخل صندوق الحوار سيتم فتح جميع الملفات المحددة.
إغلاق مصنف مفتوح
يتم إغلاق مصنف مفتوح بضغط زر "إغلاق" Close الموجود على
شريط العنوان الخاص بإطار هذا المصنف.
أو باختيار أمر
"إغلاق" Close من قائمة زر أوفيس.
وفي حالة عدم حفظ الملف المفتوح ستظهر
رسالة تمكن من حفظ الملف؛ فعند ضغط زر "نعم" Yes سيتم حفظ
الملف، وعند ضغط زر "لا" No سيتم إغلاق
البرنامج بدون حفظ الملف، وعند ضغط زر "إلغاء الأمر" Cancel
سيتم إلغاء عملية الإغلاق.
إنشاء مصنف جديد:
يظهر مصنف جديد
فارغ في كل مرة يتم فيها تشغيل برنامج إكسل.
يمكن إنشاء
مصنف جديد في Microsoft Excel يتبع القالب العام للبرنامج الذي هو عبارة
عن مصنف فارغ بضغط زر أوفيس Office Button،
واختيار أمر "جديد" New ليظهر صندوق حوار "مصنف جديد"
New Workbook على الشاشة.
نضغط أيقونة
"مصنف فارغ" Blank Worksheet من داخل صندوق الحوار، ثم نضغط زر "إنشاء"
Create ليظهر مصنف جديد فارغ.
استخدام القوالب Templates:
يتوفر مع
البرنامج العديد من القوالب الجاهزة Templates التي تساعد على إنشاء أنواع المصنفات
شائعة الاستخدام مثل الفواتير والميزانيات وتقارير الإنفاق.
ويتم إنشاء مصنف
تابع لقالب باختيار أمر "جديد" New من قائمة زر أوفيس ليظهر صندوق
حوار "مصنف جديد" New Workbook على الشاشة.
يتم اختيار
الفئة المطلوب إنشاء قالب تابع لها من قائمة "قوالب" Templates، ثم نحدد
القالب المطلوب من نماذج المعاينة الموجودة داخل صندوق الحوار.
بعد ذلك نضغط
زر "تنزيل" Download ليتم جلب الملف من موقع شركة مايكروسوفت ليظهر بعد ذلك إطار
المستند التابع للقالب على الشاشة، فيتم التعامل معه بإدخال بياناته الجديدة.
حفظ المصنف:
يمكن حفظ المصنف
بضغط زر "حفظ" Save الموجود على شريط الأدوات السريع.
أو باختيار أمر
"حفظ" Save من قائمة زر
أوفيس.
يظهر صندوق
حوار "حفظ باسم" Save as عند حفظ الملف لأول مرة، فنقوم بكتابة اسم الملف في خانة "اسم
الملف"File name، ونحدد مكان حفظه من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite Links.
يتم اختيار نوع
الملف من قائمة "حفظ كنوع" Save as type، وبعد ذلك نضغط زر "حفظ"
Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المطلوب.
حفظ المصنف بتنسيقات أخرى:
يمكن حفظ
المصنف بتنسيقات أخرى، مثل تنسيقات القوالب، وتنسيقات الملفات النصية، وتنسيقات
الإصدارات السابقة من البرنامج، يتم ذلك بإتباع الخطوات التالية :
- نختر أمر "حفظ
باسم" Save as من قائمة زر أوفيس، ليظهر صندوق حوار حفظ باسم.
- نكتب اسم
الملف في خانة "اسم الملف" File Name.
- نحدد مكان
حفظ الملف من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite
Links.
- نختر تنسيق
حفظ الملف من قائمة "حفظ كنوع" Save as type ، حيث يتم اختيار تنسيق
"قالب" Template لحفظ المصنف كقالب.
- نضغط زر
"حفظ" Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المطلوب.
حفظ المصنف بتنسيقات إكسل السابقة:
لحفظ مصنف
بتنسيق من تنسيقات إكسل السابقة نتبع الخطوات التالية:
يمكن أن نحفظ
مصنفات إكسل بتنسيق الملفات Microsoft Excel 97-2003 الذي يمكن فتحه على الإصدارات
السابقة من البرنامج حتى الإصدار Excel 97.
لعمل ذلك نفتح
قائمة زر أوفيس بالضغط عليها، ثم نضغط الزر المجاور لأمر "حفظ باسم" Save as ليتم عرض
الخيارات المتاحة لهذا الأمر.
نختر أمر
"مصنف Microsoft Excel 97-2003" من هذه القائمة.
يظهر صندوق
حوار "حفظ باسم" Save as، فنكتب به اسم الملف ونحدد مكان حفظه ثم نضغط زر "حفظ" Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المختار.
وإذا أردنا حفظ
نسخة من المصنف لتنسيق نوع قديم من إصدارات إكسل المختلفة فسنتبع الخطوات التالية:
- نختر أمر "حفظ
باسم" Save as من قائمة زر أوفيس ليظهر صندوق حوار حفظ باسم على الشاشة.
- نختر تنسيق Microsoft Excel 5.0/95 أو أي تنسيق
آخر من قائمة "حفظ كنوع" Save as type.
- نكتب اسم
الملف في خانة "اسم الملف" File Name.
- نحدد مكان
حفظ الملف من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite
Links.
- نضغط زر
"حفظ" Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المطلوب.
حفظ المصنف بتنسيق نصي:
لحفظ مصنف
بتنسيق نصي نتبع الخطوات التالية:
- نختر أمر
"حفظ باسم" Save as من قائمة زر أوفيس ليظهر صندوق حوار حفظ باسم على الشاشة.
- اكتب اسم
الملف في خانة File Name .
- نحدد مكان
حفظ الملف من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite
Links.
- نختر تنسيق Text (Tab delimited) أو تنسيق Unicode txt من قائمة
"حفظ كنوع" Save as type.
- نضغط زر
"حفظ" Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق النصي المحدد.
حفظ المصنف كقالب:
القالب هو ملف
إكسل يتم تصميمه وتخطيطه مرة واحدة ويتم حفظه، ويمكن إنشاء مستندات عديدة تتبع هذا
القالب، ويمكن للقوالب أن تشتمل على العناصر التالية:
النصوص والصور،
الأنماط والتنسيقات، التخطيط البيانية، معلومات الرأس والتذييل، الصيغ والدوال، ووحدات
الماكرو.
- نختر أمر
"حفظ باسم" Save as من قائمة زر أوفيس ليظهر صندوق حوار حفظ باسم على الشاشة.
- اكتب اسم
الملف في خانة File Name .
- نحدد مكان
حفظ الملف من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite
Links.
- نختر تنسيق Excel Template من قائمة
"حفظ كنوع" Save as type .
- نضغط زر Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المطلوب .
حفظ المصنف كصفة ويب:
لحفظ مصنف
بتنسيق النص الفائق HTML أي كصفحة
ويب نتبع الخطوات التالية:
- نختر أمر
"حفظ باسم" Save as من قائمة زر أوفيس ليظهر صندوق حوار حفظ باسم على الشاشة.
- اكتب اسم
الملف في خانة File Name.
- نحدد مكان
حفظ الملف من قائمة "الارتباطات المفضلة" Favorite
Links.
- نختر تنسيق Web Page من قائمة
"حفظ كنوع" Save as type .
- نكتب عنوان
صفحة ويب في خانة "عنوان الصفحة.
- نضغط زر Save ليتم حفظ
الملف بالتنسيق المطلوب.
التنقل بين المصنفات المفتوحة:
عند فتح أكثر
من مصنف في نفس الوقت تظهر رموز هذه المصنفات على شريط مهام النوافذ، ويمكن
الانتقال لأي من هذه المصنفات بالضغط عليه لينتقل إطاره ليصبح في المقدمة.
كما يمكن
التنقل بين هذه المصنفات بالانتقال إلى تبويب "عرض" View على الشريط Ribbon وضغط زر
"تبديل الإطارات" Switch Windows حيث يتم اختيار المصنف المطلوب
بالضغط عليه من القائمة المنسدلة ليتم إحضاره إلى المقدمة.
